REQUERIMIENTOS
“Nos gusta hacer nuestro trabajo de manera Excelentes!
Las cosas solamente buenas no generan el impacto necesario para lograr cambios trascendentes.”
Pasos previos:
Salón:
Materiales por mesas: (máximo 8 personas por mesa)
Equipos audiovisuales y materiales:
(Instalados y probados antes del evento)
Alojamiento:
(Esperamos comprendan que cuidamos nuestra salud)
Post Evento
Sugerimos motivar parte del personal para que coopere en la ubicación y mantenimiento de estos requerimientos. Para así poder brindarles una experiencia de aprendizaje que exceda sus expectativas.
- Visita de presentación
- Elaboración y envío de la propuesta
- Evaluar factibilidad
- Garantizar disponibilidad
- Reunión con RRHH para determinar los objetivos
- Elaboración del proyecto
- Elaboración de presupuesto
- Aprobación del proyecto y presupuesto
- Ficha técnica del evento
- Resumen biográfico de los facilitadores y sus asistentes.
- Incluir presentación corporativa de Velasrubio Group, Mejores relaciones.
- Diseño de "layout o set up" de la sala
- Editar, reproducir y encuadernar el material de apoyo
- Establecer agenda de cada día
- Selección de menús de comidas y refrigerios
- Cartelera de identificación "Lobby Salón"
- Una persona fija como asistente de sala
- Mesa de registro fuera del salón con dos sillas conexiones eléctricas y extensión telefónica
- Extensión eléctrica
- Rollos de tirro
- Kit de oficina (Clips, grapadora, grapas, cinta plástica, resma de papel, ligas)
- Sacapuntas eléctrico
- Marcadores punta gruesa mínimo 4 colores
- Marcadores para lamina porcelanizada
- Revisar y verificar esta lista de requerimientos
- Registro de asistencia (Participantes)
- Aromas naturales agradables para ambientar el salón
- Persona de alto nivel, (director, gerente o presidente) para el inicio de la actividad
- Certificado para nuestro facilitador y asistentes, y otro para la Organización.
- Carta de confirmación de resultados emitida por la organización cliente
- Fotocopiadora disponible, antes, durante y después del evento
- Obsequios corporativos (souvenirs) del cliente para rifar.
- Afiches de los productos y/o eventos del cliente
- 02 Notas de Prensa tipo noticia en los dos principales diarios de la ciudad (adquirir 4 ejemplares)
- Entrevistas en emisoras de radio y de televisión
- Enviar nota de prensa a todos los noticiero radiales de la ciudad
Salón:
- Salón de entrenamiento profesional con las siguientes características:
- Amplia capacidad para los asistentes esperados en el evento
- Paredes que permitan la colocación de materiales con tirro
- Conexiones eléctricas (probadas) para los equipos audiovisuales y el sonido
- Sillas cómodas para los asistentes
- Variedad de mesas movibles de acuerdo a la distribución física
- Verificar limpieza y condiciones higiénicas
- Aire acondicionado (probado) con control de temperatura
- Teléfono con salida externa para casos de emergencia
- Bien identificadas las salidas de emergencia
- Baños próximos al salón
- Restricción total de llamadas telefónicas para los participantes incluyendo celulares
- Avisos en cartulina que digan: "Gracias por no fumar"
- Avisos en cartulina que digan: "Por favor apague su celular"
- Avisos en cartulina que tengan: "Visión & Misión" de la organización cliente
- Pancarta (Pendón) que diga: "Bienvenidos a esta experiencia placentera de aprendizaje"
- Estandartes o banderas de la organización cliente. Se recomienda modelo de 90 X 150
- Bandera del país. Se recomienda modelo de 90 X 150
- Papeleras movibles
- Agua potable permanentemente con sus respectivos vasos y servilletas
- Caramelos permanentemente
Materiales por mesas: (máximo 8 personas por mesa)
- Servilleteros con servilletas
- 10 pliegos por mesa de papel bond, colores pasteles surtidos
- Un juego de marcadores punta gruesa colores surtidos
- Cesta o caramelera central
- "Place cards" / Portanombre
- Memorando indicando fecha, hora y lugar, advirtiendo que deben vestirse con ropa cómoda
- Carta de Bienvenida de la máxima autoridad de la organización
- Información logística del evento (Agenda, distribución, baños, tareas etc.)
- Copia autorizada del material de consulta posterior
- "Print Out " del listado de participantes y facilitadores (datos completos)
- Libreta de notas preferiblemente con hojas color amarillo pastel 8 1/2" x 11"
- 1 Lápiz con buena punta y 1 bolígrafo con tinta negra
- Identificador corporativo auto adherible con su_nombre pre-impreso
- Franela conmemorativa del evento
- Obsequios corporativos de la organización cliente (llaveros, bolígrafos, calcomanías, etc.)
- Fotocopia de la Visión & Misión de la organización cliente
- 1 Copia de cada uno de los siguientes formatos:
- Ficha de inscripción
- Herramienta de medición y Apreciación de los servicios
- Hoja de testimonio
Equipos audiovisuales y materiales:
(Instalados y probados antes del evento)
- Pantalla de proyección, sin reflejo de 2.40 Mts.
- Proyector Multimedia de 2000 Lumen o mas
- 10 Marcadores punta gruesa, de colores.
- 1 Equipo amplificador de sonorización
- 1 Operador (técnico del equipo de sonido)
- Micrófono inalámbrico de solapa (balita) con Baterías probadas
- Vídeo filmadora con trípode,
- Fotógrafo y fotografías del evento
- Transporte aéreo (clase ejecutiva), para el facilitador líder y sus asistentes
- Reservar q Confirmar Loc:_____________ q Adquirir
- Traslados hotel - aeropuerto - hotel
Alojamiento:
- Por favor reserve una habitación matrimonial con tratamiento VIP en hotel 5 estrellas (área NO fumadores) para nuestros facilitador líder y otra doble para sus asistentes.
- Llegada el: / / Salida el: / /
- Por favor confirmar 5 días antes la reservación, envíenos por escrito nombre del hotel, código de la reserva, dirección, e-mail, persona contacto, etc.
- Refrigerios (mañana) tipo desayuno ligero caliente o frutas
- Refrigerios (tarde) tipo merienda galletas, tortas, jugos de frutas.
- Almuerzos ligeros, se recomienda el uso de carnes blancas sin condimentos fuertes (música clásica instrumental durante los almuerzos)
(Esperamos comprendan que cuidamos nuestra salud)
Post Evento
- Verificar la aplicación del formato registro de datos
- Aplicar la herramienta de medición
- Aplicar la hoja de testimonios
- Recoger todos los materiales de la sala
- Informe final del evento
- "Print Out " del listado de participantes y facilitadores (datos completos)
- Evaluación de los servicios del lugar
- "Tanks you letters" (cartas y notas de agradecimiento)
Sugerimos motivar parte del personal para que coopere en la ubicación y mantenimiento de estos requerimientos. Para así poder brindarles una experiencia de aprendizaje que exceda sus expectativas.