Políticas de Participación de los Drs. Jorge & Eilyn Rubio de Velásquez, en Eventos Internacionales.
Tanto a la llegada como a la salida, se debe garantizar en todo momento la integridad física de los esposos Velásquez, manteniendo cuidados sobre todo protegerlos del hampa común y abusos por parte de autoridades.
Traslados aéreos: los vuelos deben ser reservados con un mínimo de 2 meses, a fin de garantizar la disponibilidad, la ruta es: Barranquilla - Lugar del eventos con las conexiones internas - Barranquilla en clase ejecutiva o de negocios, tomando en cuenta que sean Lugares continuos uno del otros.
Para la llegada y la salida es conveniente enviar a la Dirección de Inmigración y Dirección de Aduana del país una carta notificando la llegada de los Esposos Velásquez como invitados “especiales” del organismo para el que van a trabajar. Debe haber una persona autorizada para recibirlos y despedirlos en la parte interna del aeropuerto, preferiblemente salón VIP o salón privado.
Traslados en la ciudad deben hacerse en vehículos, amplios, cómodos y sobre todo seguros, con un chofer de amplia experiencia y confianza.
Hospedaje en hotel 5 estrellas o equivalente, con habitación Matrimonial, (NO FUMADORES) amplia y cómoda, servicio de piso, tintorería, acceso telefónico internacional (las llamadas corren por cuenta nuestra) despertador, agua caliente y sobre todo seguro.
Comidas: las comidas deben ser bajas en grasas, y harinas, de ser posible carnes blancas y filetes de pescado, acompañadas de jugos naturales y Té o café, sin incluir gaseosas, no consumimos bebidas alcohólicas a menos que sea parte de la comida. (Vino)
Nota: Por ningún motivo cerveza.
Tiempo Libre: Durante su estadía los Esposos Velásquez, en su Agenda, necesitan un espacio diario de por lo menos 2 horas en transcurso del día para actividades personales y descanso. En todos los casos la agenda comienza a las 7 a.m. y debe terminar antes de las 9:30 p.m.
LOGÍSTICA:
Se adaptará a la cantidad de personas en el evento.
Alquiler del salón: Es recomendable que sea en hoteles o centros de convenciones dispuestos para ese fin y reservar como mínimo dos meses anticipación.
Es importante tomar en cuenta detalles como: la potencia del sonido, iluminación y aire acondicionado debe ser acorde con la cantidad de personas. El número de sillas debe ser concordante con el número de asistentes. Cuando el grupo sea mayor de 1000 personas asistentes, se hace necesaria la instalación de pantallas gigantes y monitores, además de un equipo con cámaras de vídeo.
Es muy conveniente contar con un escenario, una tarima, una pasarela, colocada a bastante mayor altura que la posición de los asistentes. Debe haber mesones para la colocación de los materiales, obsequios etc. (por lo menos dos) En la puerta habrá una mesa con todo el material de oficina, los recibos, formularios, fichas de inscripción, etc., todo dispuesto para atender a los participantes en el evento.
MEDIOS Y RELACIONES PÚBLICAS.
Se hace necesario enviar notas de prensa a todos los medios de Comunicación Posibles, (radio, prensa, revistas, televisión) con un título como:
Dr. Jorge Velasquez& Eilyn Rubio de Velásquez
“La pareja de motivadores del momento y de mayor prestigio internacional estará presentando su poderosa herramienta: ***NOMBRE DEL SEMINARIO***”
Los comunicados se empezarán a enviar con dos meses de anticipación y se refuerzan cada 15 días hasta el día del evento. Los Cinco días previos es recomendable hacer un seguimiento diario de las noticias sobre en evento. Durante la estadía y los eventos es prudente enviar a los medios un resumen diario de las entrevistas, actividades y participación de los esposos Velásquez en esa ciudad.
Es importante conseguir un reportaje "especial" en uno de los periódicos o revistas especializadas, de mayor circulación en la región, en este caso es importante enviar material promocional del trabajo de de lo esposos Velásquez, y/o fotografías de ellos y de sus eventos.
Entrevistas en vivo para Radio y Televisión tienen mucho impacto en el público, además que ellos las manejan muy bien debido a su experiencia con programas propios.
Organizar y pedir cita o audiencia con las principales autoridades del estado, de ser posible con el
presidente del país, miembros del gabinete, ministros, autoridades nacionales, gobernador, alcalde mayor, concejales, ediles, secretarios, directores, diputados y senadores, miembros de la Asamblea, o del Congreso, para hacer recomendaciones sobre la modernización en la gestión publica. Se puede ofrecer conferencias de (2) horas máximo, para el Gabinete de Gobierno. Sobre cualquiera de nuestros temas con una orientación a la modernización gestión pública, políticas anticorrupción, o desarrollo de valores organizacionales.
Tenemos además disponible el programa "Espíritu de Triunfo" en (8) horas, que se puede realizar “Sin costo” a la policía, los bomberos o los maestros de escuelas del gobierno, como una contribución en responsabilidad social de nuestra organización para el desarrollo. Para esta colaboración es necesario contar con el tiempo disponible en la agenda, se exige logística de excelencia y mucha difusión a través de una amplia cobertura de los medios, promovida por el ente gubernamental receptor de la contribución.
También apoyamos un acercamiento institucional con: Universidades, institutos superiores, etc. con rectores, decanos y directores de escuela, de carreras de universidades, tanto de pregrado como posgrado a fin de conversar sobre temas de gerencia educativa, estrategias para el aprendizaje y formación de facilitadores.
Reuniones con miembros de la Iglesia, Militares y otras fuerzas vivas de la región; como miembros de organizaciones empresariales, como cámaras de comercio e industria, asociaciones profesionales, sindicatos, gremios, asociaciones, civiles, (Juniors, Rotarios, Leones, Kiwanis, Scouts). La experiencia de ellos en el campo de las actividades voluntarias, puede tener mucho impacto.
Entrevistas o visitas de cortesía a figuras prominentes de la región, artistas, pintores, cantantes, actores
Siempre se debe organizar una visita de cortesía a la embajada, consulado o despacho de Venezuela en la región.
Además, es prudente para negocios y apoyos futuros visitar a la directiva de las más grandes e importantes empresas de la zona, dejándoles saber la posibilidad de desarrollar actividades específicas para ellos en un futuro.
NOTA:
Se debe tener un fotógrafo que respalde todo lo que se está haciendo con material fotográfico.
Enviar un material (resumen con fotografías, de los objetivos alcanzado, y principales logros de la visita a medios, patrocinantes, y autoridades, visitadas, es una excelente imagen para nuevas actividades.
Para hacer todo, se recomienda hacer cartas con copias que debe firmar el receptor, con la descripción detallada, de la fecha hora y tema a tratar, además de una ficha curricular de Jorge Velásquez.
Todas las comunicaciones deben llevar "No olvide visitar: http://www.doctorjorgevelasquez.com Vístala.
Al finalizar todo no olvide enviar cartas de "Gracias por Apoyarnos"
MERCADEO Y VENTAS
Sectorización del mercado (selección de las empresas con mayor potencial de asistir a nuestro evento)
Plan de seguimiento, instrumentos para el seguimiento.
Alianzas estratégicas: clubes, asociaciones gremiales ONG, con descuento para ellos.
Para cada evento, se elaborarán tarjetas numeradas, con la identidad corporativa del evento, que diga la fecha, el lugar, el horario, el precio, las personas o empresas responsables y a quienes contactar en el lugar.
Plan de distribución de las tarjetas.
Se recomienda utilizar sólo 2 números telefónicos, un fax, un email local y un website, si lo tienen.
Todas los materiales deben llevar "No olvide visitar:http://www.doctorjorgevelasquez.com Vístala.
EL COMITÉ ORGANIZADOR
Debe tener vestimenta elegante y cómoda, uniforme para que sea fácilmente reconocible por el publico.
Deben estar aseados, limpios, con el pelo arreglado, las manos y las uñas limpias, con el maquillaje adecuado para el momento. (no usar, vestimenta o maquillaje llamativo).
El comité organizador estará constituido por al menos 6 personas para eventos de hasta 250 asistentes.
1 Coordinador, 2 de atención al participante, 1 de asistente al facilitador, 2 en puerta como guías e inscripciones. Su número aumentará, de acuerdo con el número de asistentes.
MUY IMPORTANTE.
El comité organizador se dirigirá a los asistentes en tono cortés, amable, cariñoso, atento, con disposición al servicio y especialmente muy entusiasta!!.
Los miembros del comité organizador tendrán claramente delimitadas sus responsabilidades y tareas: debe estar en capacidad de informar sobre la logística, la disposición de las actividades en la planta física del evento, a fin de poder informar sobre sanitarios, (baños) sitio de refrigerio,(café y/o agua) la ubicación de otros miembros del comité, etc. Si es posible deben contar con un sistema interno de comunicación con radios.
CORRESPONDENCIA:
El manejo de la correspondencia es una de las áreas claves y debe hacerse con un programa específico de desarrollo. Cartas bien sea electrónicas (e-mail) Fax o enviadas en sobres, con una lista de chequeo, de las enviadas, recibidas, respondidas etc. Control de las llamadas y visitas.
ACTIVIDADES PREVIAS AL EVENTO
El comité organizador, debe verificar: conexiones eléctricas para los equipos audiovisuales y de sonido; limpieza, sanitarios: ubicación y asepsia.
Debe probar el sonido y los equipos audiovisuales. Verificar que el material de apoyo y formularios estén completos. Es necesario tener una computadora, Pentium II o superior (Laptop, desktop o portátil) con impresora en el sitio del evento, para elaborar el material que se necesite de manera imprevista.
Se verificará que la impresora tenga los cartuchos con tinta suficiente para todo lo que se necesite.
Los certificados diseñados, de ser posible ya con los nombres de los participantes preimpresos.
Verificar seguridad, tanto de los equipos y materiales como de los asistentes y el facilitador. (se recomienda solicitar apoyo de fuerzas públicas o privadas de seguridad.
Al inicio del evento el Comité organizador debe estar al frente y a la entrada para dar la bienvenida a los asistentes. MUY SONRIENTES.
DURANTE EL EVENTO
Todo el comité organizador trabajará como asistente de sala al Facilitador en el momento que éste los necesite.
Otros miembros del comité organizador trabajarán en la atención a invitados, auspiciantes y patrocinantes
Otros miembros trabajarán en la elaboración de los certificados y materiales que se necesiten.
AL FINAL DEL EVENTO.
Todo el Comité Organizador debe estar, con actitud entusiasta para entregar, si los hubiere, material promocional (llaveros, chapas, marcapáginas, souvenirs, pines, etc.) Y para despedir a todos y cada uno de los asistentes deben decirles, "Gracias por aceptar nuestra invitación esperamos que participe en nuestro próximo evento.
Se debe dejar la sala limpia y ordenada, y se deben recoger todos los materiales incluyendo la basura
INFORMACIÓN:
Si necesita o desea más información comuníquese con nosotros Directo al 3022448230 [email protected], http://www.doctorjorgevelasquez.com
Tanto a la llegada como a la salida, se debe garantizar en todo momento la integridad física de los esposos Velásquez, manteniendo cuidados sobre todo protegerlos del hampa común y abusos por parte de autoridades.
Traslados aéreos: los vuelos deben ser reservados con un mínimo de 2 meses, a fin de garantizar la disponibilidad, la ruta es: Barranquilla - Lugar del eventos con las conexiones internas - Barranquilla en clase ejecutiva o de negocios, tomando en cuenta que sean Lugares continuos uno del otros.
Para la llegada y la salida es conveniente enviar a la Dirección de Inmigración y Dirección de Aduana del país una carta notificando la llegada de los Esposos Velásquez como invitados “especiales” del organismo para el que van a trabajar. Debe haber una persona autorizada para recibirlos y despedirlos en la parte interna del aeropuerto, preferiblemente salón VIP o salón privado.
Traslados en la ciudad deben hacerse en vehículos, amplios, cómodos y sobre todo seguros, con un chofer de amplia experiencia y confianza.
Hospedaje en hotel 5 estrellas o equivalente, con habitación Matrimonial, (NO FUMADORES) amplia y cómoda, servicio de piso, tintorería, acceso telefónico internacional (las llamadas corren por cuenta nuestra) despertador, agua caliente y sobre todo seguro.
Comidas: las comidas deben ser bajas en grasas, y harinas, de ser posible carnes blancas y filetes de pescado, acompañadas de jugos naturales y Té o café, sin incluir gaseosas, no consumimos bebidas alcohólicas a menos que sea parte de la comida. (Vino)
Nota: Por ningún motivo cerveza.
Tiempo Libre: Durante su estadía los Esposos Velásquez, en su Agenda, necesitan un espacio diario de por lo menos 2 horas en transcurso del día para actividades personales y descanso. En todos los casos la agenda comienza a las 7 a.m. y debe terminar antes de las 9:30 p.m.
LOGÍSTICA:
Se adaptará a la cantidad de personas en el evento.
Alquiler del salón: Es recomendable que sea en hoteles o centros de convenciones dispuestos para ese fin y reservar como mínimo dos meses anticipación.
Es importante tomar en cuenta detalles como: la potencia del sonido, iluminación y aire acondicionado debe ser acorde con la cantidad de personas. El número de sillas debe ser concordante con el número de asistentes. Cuando el grupo sea mayor de 1000 personas asistentes, se hace necesaria la instalación de pantallas gigantes y monitores, además de un equipo con cámaras de vídeo.
Es muy conveniente contar con un escenario, una tarima, una pasarela, colocada a bastante mayor altura que la posición de los asistentes. Debe haber mesones para la colocación de los materiales, obsequios etc. (por lo menos dos) En la puerta habrá una mesa con todo el material de oficina, los recibos, formularios, fichas de inscripción, etc., todo dispuesto para atender a los participantes en el evento.
MEDIOS Y RELACIONES PÚBLICAS.
Se hace necesario enviar notas de prensa a todos los medios de Comunicación Posibles, (radio, prensa, revistas, televisión) con un título como:
Dr. Jorge Velasquez& Eilyn Rubio de Velásquez
“La pareja de motivadores del momento y de mayor prestigio internacional estará presentando su poderosa herramienta: ***NOMBRE DEL SEMINARIO***”
Los comunicados se empezarán a enviar con dos meses de anticipación y se refuerzan cada 15 días hasta el día del evento. Los Cinco días previos es recomendable hacer un seguimiento diario de las noticias sobre en evento. Durante la estadía y los eventos es prudente enviar a los medios un resumen diario de las entrevistas, actividades y participación de los esposos Velásquez en esa ciudad.
Es importante conseguir un reportaje "especial" en uno de los periódicos o revistas especializadas, de mayor circulación en la región, en este caso es importante enviar material promocional del trabajo de de lo esposos Velásquez, y/o fotografías de ellos y de sus eventos.
Entrevistas en vivo para Radio y Televisión tienen mucho impacto en el público, además que ellos las manejan muy bien debido a su experiencia con programas propios.
Organizar y pedir cita o audiencia con las principales autoridades del estado, de ser posible con el
presidente del país, miembros del gabinete, ministros, autoridades nacionales, gobernador, alcalde mayor, concejales, ediles, secretarios, directores, diputados y senadores, miembros de la Asamblea, o del Congreso, para hacer recomendaciones sobre la modernización en la gestión publica. Se puede ofrecer conferencias de (2) horas máximo, para el Gabinete de Gobierno. Sobre cualquiera de nuestros temas con una orientación a la modernización gestión pública, políticas anticorrupción, o desarrollo de valores organizacionales.
Tenemos además disponible el programa "Espíritu de Triunfo" en (8) horas, que se puede realizar “Sin costo” a la policía, los bomberos o los maestros de escuelas del gobierno, como una contribución en responsabilidad social de nuestra organización para el desarrollo. Para esta colaboración es necesario contar con el tiempo disponible en la agenda, se exige logística de excelencia y mucha difusión a través de una amplia cobertura de los medios, promovida por el ente gubernamental receptor de la contribución.
También apoyamos un acercamiento institucional con: Universidades, institutos superiores, etc. con rectores, decanos y directores de escuela, de carreras de universidades, tanto de pregrado como posgrado a fin de conversar sobre temas de gerencia educativa, estrategias para el aprendizaje y formación de facilitadores.
Reuniones con miembros de la Iglesia, Militares y otras fuerzas vivas de la región; como miembros de organizaciones empresariales, como cámaras de comercio e industria, asociaciones profesionales, sindicatos, gremios, asociaciones, civiles, (Juniors, Rotarios, Leones, Kiwanis, Scouts). La experiencia de ellos en el campo de las actividades voluntarias, puede tener mucho impacto.
Entrevistas o visitas de cortesía a figuras prominentes de la región, artistas, pintores, cantantes, actores
Siempre se debe organizar una visita de cortesía a la embajada, consulado o despacho de Venezuela en la región.
Además, es prudente para negocios y apoyos futuros visitar a la directiva de las más grandes e importantes empresas de la zona, dejándoles saber la posibilidad de desarrollar actividades específicas para ellos en un futuro.
NOTA:
Se debe tener un fotógrafo que respalde todo lo que se está haciendo con material fotográfico.
Enviar un material (resumen con fotografías, de los objetivos alcanzado, y principales logros de la visita a medios, patrocinantes, y autoridades, visitadas, es una excelente imagen para nuevas actividades.
Para hacer todo, se recomienda hacer cartas con copias que debe firmar el receptor, con la descripción detallada, de la fecha hora y tema a tratar, además de una ficha curricular de Jorge Velásquez.
Todas las comunicaciones deben llevar "No olvide visitar: http://www.doctorjorgevelasquez.com Vístala.
Al finalizar todo no olvide enviar cartas de "Gracias por Apoyarnos"
MERCADEO Y VENTAS
Sectorización del mercado (selección de las empresas con mayor potencial de asistir a nuestro evento)
Plan de seguimiento, instrumentos para el seguimiento.
Alianzas estratégicas: clubes, asociaciones gremiales ONG, con descuento para ellos.
Para cada evento, se elaborarán tarjetas numeradas, con la identidad corporativa del evento, que diga la fecha, el lugar, el horario, el precio, las personas o empresas responsables y a quienes contactar en el lugar.
Plan de distribución de las tarjetas.
Se recomienda utilizar sólo 2 números telefónicos, un fax, un email local y un website, si lo tienen.
Todas los materiales deben llevar "No olvide visitar:http://www.doctorjorgevelasquez.com Vístala.
EL COMITÉ ORGANIZADOR
Debe tener vestimenta elegante y cómoda, uniforme para que sea fácilmente reconocible por el publico.
Deben estar aseados, limpios, con el pelo arreglado, las manos y las uñas limpias, con el maquillaje adecuado para el momento. (no usar, vestimenta o maquillaje llamativo).
El comité organizador estará constituido por al menos 6 personas para eventos de hasta 250 asistentes.
1 Coordinador, 2 de atención al participante, 1 de asistente al facilitador, 2 en puerta como guías e inscripciones. Su número aumentará, de acuerdo con el número de asistentes.
MUY IMPORTANTE.
El comité organizador se dirigirá a los asistentes en tono cortés, amable, cariñoso, atento, con disposición al servicio y especialmente muy entusiasta!!.
Los miembros del comité organizador tendrán claramente delimitadas sus responsabilidades y tareas: debe estar en capacidad de informar sobre la logística, la disposición de las actividades en la planta física del evento, a fin de poder informar sobre sanitarios, (baños) sitio de refrigerio,(café y/o agua) la ubicación de otros miembros del comité, etc. Si es posible deben contar con un sistema interno de comunicación con radios.
CORRESPONDENCIA:
El manejo de la correspondencia es una de las áreas claves y debe hacerse con un programa específico de desarrollo. Cartas bien sea electrónicas (e-mail) Fax o enviadas en sobres, con una lista de chequeo, de las enviadas, recibidas, respondidas etc. Control de las llamadas y visitas.
ACTIVIDADES PREVIAS AL EVENTO
El comité organizador, debe verificar: conexiones eléctricas para los equipos audiovisuales y de sonido; limpieza, sanitarios: ubicación y asepsia.
Debe probar el sonido y los equipos audiovisuales. Verificar que el material de apoyo y formularios estén completos. Es necesario tener una computadora, Pentium II o superior (Laptop, desktop o portátil) con impresora en el sitio del evento, para elaborar el material que se necesite de manera imprevista.
Se verificará que la impresora tenga los cartuchos con tinta suficiente para todo lo que se necesite.
Los certificados diseñados, de ser posible ya con los nombres de los participantes preimpresos.
Verificar seguridad, tanto de los equipos y materiales como de los asistentes y el facilitador. (se recomienda solicitar apoyo de fuerzas públicas o privadas de seguridad.
Al inicio del evento el Comité organizador debe estar al frente y a la entrada para dar la bienvenida a los asistentes. MUY SONRIENTES.
DURANTE EL EVENTO
Todo el comité organizador trabajará como asistente de sala al Facilitador en el momento que éste los necesite.
Otros miembros del comité organizador trabajarán en la atención a invitados, auspiciantes y patrocinantes
Otros miembros trabajarán en la elaboración de los certificados y materiales que se necesiten.
AL FINAL DEL EVENTO.
Todo el Comité Organizador debe estar, con actitud entusiasta para entregar, si los hubiere, material promocional (llaveros, chapas, marcapáginas, souvenirs, pines, etc.) Y para despedir a todos y cada uno de los asistentes deben decirles, "Gracias por aceptar nuestra invitación esperamos que participe en nuestro próximo evento.
Se debe dejar la sala limpia y ordenada, y se deben recoger todos los materiales incluyendo la basura
INFORMACIÓN:
Si necesita o desea más información comuníquese con nosotros Directo al 3022448230 [email protected], http://www.doctorjorgevelasquez.com